Lean Management in der Verwaltung, schlanke Administration und damit das Ausschöpfen enormer Einsparpotenziale standen im Mittelpunkt des zweiten Kaminabends des Instituts für Managementwissenschaften der TU Wien und der Fraunhofer Austria Research GmbH.

Einer der zentralen Forschungsschwerpunkte der Fraunhofer Austria Research GmbH in Wien ist die Frage, wie sich die Methoden von Lean Production auch in administrativen Bereichen umsetzen lassen. Dabei stehen das Erkennen und die Eliminierung von Verschwendung als zentraler Bestandteil des Lean-Gedankens im Fokus. Nach Fraunhofer Diktion ist Verschwendung alles, was nicht unmittelbar zur Wertschöpfung beiträgt. Kurz: Aufwendungen, für die der Kunde nicht bereit ist zu zahlen. Lean Management wurde insbesondere durch die Umsetzung schlanker Produktionen in der Automobilindustrie bekannt. Doch wie schlank sind die Prozesse in der Administration oder im Dienstleistungsbereich? Viele Unternehmen vermuten lediglich Verbesserungs-möglichkeiten. Es fehlt ihnen jedoch eine klare Strategie, um entsprechende Potenziale aufzudecken und zu realisieren.

Eine solche Strategie wurde nun mehr von den Forschern und Entwicklern der Fraunho-fer Austria Research GmbH vorgestellt. Sie zeigt erstmals die erfolgreiche Weiterent-wicklung der Methoden des Lean Managements auch für administrative Bereiche auf. „ Wertstromdesign ist eine der bekanntesten Methoden zur Produktions-optimierung und führt zu großen Erfolgen in der Industrie,“ erklärt DI Daniel Palm, Leiter des Geschäfts-bereichs Produktions- und Logistikmanagement bei der Fraunhofer Austria Research GmbH. „ Weniger bekannt ist, dass Wertstromdesign  auch im administrativen Bereich zur Eliminierung nicht-wertschöpfender Tätigkeiten bereits erfolgreich eingesetzt wird.“

Zur gezielten Verbesserung der Prozesse wird die Methode des Wertstromdesigns eingesetzt. Dabei werden Engpässe, Schleifen, Fehlerquellen und Durchlaufzeiten im Pro-zess systematisch identifiziert. Mit Hilfe zeitwirtschaftlicher Methoden werden Bearbeitungszeiten und der Kapazitätsbedarf der einzelnen Prozessschritte ermittelt. „ Nach unserer Erfahrung lassen sich praktisch alle administrativen Tätigkeiten auf genau definierte Prozessbausteine reduzieren, deren Zeitwerte transparent, reproduzierbar und nachvollziehbar sind,“ erklärt Felix Meizer, bei der Fraunhofer Austria Research GmbH zuständige Leiter für Prozesse und Service die Vorgehensweise. „ Durch die Kombination mehrerer Bausteine können Arbeitsplätze und Arbeitsvorgänge modelliert und opti-miert werden.“ Aufbauend auf den erkannten Potenzialen wird ein verbesserter schlanker Ablauf entwickelt. Dabei wird insbesondere auf eine verbesserte Planung der Kapazitäten und damit eine optimale Verteilung der Ressourcen geachtet. Zur Realisierung des definierten Soll-Zustands werden anschließend systematisch Maßnahmen abgeleitet. Mit dem Ergebnis, die Kundenorientierung und die Produktivität zu erhöhen, Durchlaufzeiten zu reduzieren, eine bestmögliche Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen und die Verschwendung in den administrativen Prozessen zu reduzieren. 

An praktischen Beispielen zum Thema Lean Management in der Administration unterstrichen am Kaminabend die beiden Gastreferenten Univ.-Lektor DI Dr. Christoph F. Strnadl, Chief IT Architect der Software AG Österreich und Mag. Martin Ferger, Geschäftsführer der Scanpoint Europe Holding GmbH die Bedeutung schlanker Administra-tionen für erfolgreiche Unternehmen. 

Die Kaminabende sind eine feste Einrichtung des Instituts für Managementwissen-schaften der TU Wien und der Fraunhofer Austria Research GmbH. Sie finden alle zwei Monate statt. Die Fraunhofer Austria Research GmbH, eine 100%ige Tochter der Fraun-hofer-Gesellschaft, hat ihren Sitz in Wien und am 01.04.2009 ihre operative Tätigkeit aufgenommen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:
TU Wien, Institut für Managementwissenschaften / Fraunhofer PPL
Univ.-Prof. Dr.-Ing. Dr. h. c. Dipl.-Wirtsch.-Ing. Wilfried Sihn
Telefon: +43-1-58801-33041
Dipl.-Ing. Felix Meizer
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